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はじめに
「やらなきゃいけないことはわかっているのに、ついつい後回しにしてしまう」
「新しい仕事に取り組むときに準備に時間がかかり、なかなか始められない」
こんな悩みを抱える事務職の方は多いのではないでしょうか？
そんな事務職の方に『トップ5％社員の習慣』を読んでわかった、事務職が活用できる「すぐやる行動術」を紹介します！
本書は行動術の他にも、「コミュニケーション」、「業務改善」など事務職に役立つ情報が盛りだくさんのため、他記事に分けて紹介しています。
★この記事でわかること
- 書籍『トップ5％社員の習慣』とは？
- PDCAサイクルを高速で回すことの重要性
- すぐ行動して小さく失敗 の重要性
- 他者からのフィードバック の重要性
- メールの返信、メモを素早くすることの重要性
★『トップ5％社員の習慣』はこんな人におすすめ
- 行動力を上げたい会社員
- 事務職で評価を高めたい人
- 忙しくても成果を出したい人
- 自己啓発本が苦手な人
再現性が高く、今日から実践できる内容なので、「読むだけで終わらない本」を探している方に特におすすめです。
『トップ5％社員の習慣』のコミュニケーションに関する習慣については、以下の記事を読んでください。
▼関連記事：【事務職の業務改善に役立つ！】『トップ5％社員の習慣』を読んだレビュー｜コミュニケーション術編
自己紹介
10年以上デスクワークをしている30代男性事務職です。
以前は残業続きで、運動不足やストレスに悩んでいましたが、今では定時退社＆健康的な生活を実現中。
同じように仕事と自分の時間を両立したい方に向けて、実際に試してよかった運動・習慣・アイテムを紹介しています。
書籍『トップ5％社員の習慣』とは？:実際に優秀な社員の行動観察・分析
本書『トップ5％社員の習慣』は、ビジネスパーソン1万8000人を定点カメラ・ICレコーダー・GPSで調査、AI分析した、効率よく成果を出す人のシンプルな「共通点」を紹介しています。
本書では社内でトップ5%の実績を残す社員(以下トップ5%社員)の習慣に注目しています。
トップ5％社員に共通する最大の特徴は「行動スピード」
本書を読んで最も印象に残ったのは、
トップ5％社員は、とにかく行動が早いという点です。
完璧な準備を待たず、
- まずやってみる
- 走りながら修正する
- 小さく改善を繰り返す
という姿勢が徹底されています。
PDCAサイクルを高速で回す
PDCAサイクルとは、業務やプロジェクトを継続的に改善するための基本的なフレームワークです。
Plan（計画）、Do（実行）、Check（評価）、Action（改善）の4つのステップを繰り返すことで、目標達成や効率化を図ります。
トップ5％社員は、このPDCAサイクルを回すのが非常に速いです。
すぐ行動して小さく失敗:Plan・Doの速さ
準備に時間をかけ過ぎず、すぐに初めて小さく失敗することが大切です。軌道修正を重ねていくことで、完成度を上げていきます。
トップ5％社員は、8割の完成度を目指してどんどん進めていきます。そのため、事前の情報収集に時間をかけ過ぎず、6割、7割の情報収集で進めていきます。
このいわゆる「8割仕事術」は以下の記事でも紹介しています。
▼関連記事：【事務職必見】『なぜあなたの仕事は終わらないのか』レビュー｜仕事の終わらせ方と時間術を徹底解説
Chekの機会を増やす:他者からのフィードバックを重視
自分で分析して改善していくのはもちろんですが、トップ5％社員は、他者からのフィードバックを非常に重視します。
顧客にフィードバックを求めて、プラスのことしか言われなかった場合でも、「どんなところでもいいので、改善点を教えて欲しい」と、なんとか改善につながるフィードバックをもらおうとしています。
事務職の皆さんも、関わる社員に積極的にフィードバックをもらいに行くと、自分で気付けない業務の改善点がわかるようになります。
実践例:事務職の場合
私も社内の制度改正を事業所内に周知した際に、他部署の社員に対して、「ぶっちゃけあの説明でわかった？」とカジュアルに意見を求めるようにしています。
そうすると、「ここの説明がよくわからなかった」や、「分量が多過ぎて読む気がおきない」などの正直な意見をもらい、自分で気づかなかった部分を改善することができています。
他者からフィードバックをもらうことで、自分の仕事を客観視できます。
Actionを素早く行う
トップ5％社員は、「やる気になったらやろう」と意識が変わるのを待つのではなく、意識を変える前に行動しています。
すると以下のサイクルが生まれます。
意識が変わるのを待つのではなく、意識を変える前に行動してみる
→行動を起こすことに価値がある、という認識に変わる
→行動を変えることが習慣化される
→意識しなくても行動を変えるようになる
このように意識しなくても行動することが習慣化すれば、行動を変えることへの心理的ハードルは下がります。
レスポンスを速くする:メールの返信は15分以内
トップ5％社員は全体的なレスポンスが一般社員に比べて速いです。
例えば、メールの返信は基本的に15分以内にする、メールの文字数は少なくシンプル、ということが挙げられます。
自分のメールの返信が早いと、相手からの返信も早くなり、仕事の進捗が早くなります。
また、短文でシンプルなメールの文面は失礼にあたらないか気になってしまうこともありますが、普段から密にコミュニケーションをしておけば、メールが短くても失礼にはなりません。
実例:事務職のメール対応術
私の場合、メールは
①受信ボックス
②処理済み
にフォルダに分けし、対応が完了したメールを受信ボックスから処理済みフォルダに移しています。
これにより、受信ボックスには対応が必要なメールのみ残り、タスクが見やすくなります。
できるだけすぐに返信することで、受信ボックスの要処理メールが溜まらないよう心掛けています。
メールのフォルダを細かく分けすぎると、振り分けが面倒になるので、私はシンプルに２つに分けています。過去のメールを探す際は検索機能を使って素早く見つけています。
すぐにメモをとる
トップ5％社員は、聞いたことをすぐにその場でメモします。
情報を整理→可視化→共有できるためです。
聞いたことを頭の中で覚えようとすると、その分ワーキングメモリ(脳の容量)を使ってしまいます。
一方メモをとることで、そのことについては考えなくてよくなるため、ワーキングメモリを節約でき、同時に情報の整理もできます。
ワーキングメモリの考え方については、以下の記事で紹介しています。
▼関連記事：【事務職の集中力が劇的に上がる！】『精神科医が教えるゾーンに入る方法』で定時退社を実現 仕事効率化のコツ
実例:事務職の場合
私はタスク管理をGoogle Todoリストで行っています。
聞いたことは、その場でスマホを開き、Google Todoリストに入力します。
これにより、メモ→Todoリストの転記作業を省くことができます。
いつでも思い出した時にその場でTodoリストに追加できるため、後から「なんだったっけな…」と考え込むこともなくなり、ワーキングメモリの無駄遣いを防ぐことができます。
Google Todoリストはシンプルで使いやすく、無料のアプリでスマホ、PCで同期も可能なので、おすすめです！
他の読者のレビュー
デスクワークで忙しい事務職でも読書ができる！：Kindle UnlimitedとAudibleの活用法
本書『トップ5％社員の習慣』をはじめ、事務職におすすめの書籍はたくさんありますが、事務職の方は「読書したいけど時間がない」と感じることも多いですよね。
そんなときに便利なのが、Kindle Unlimited（キンドルアンリミテッド）とAudible（オーディブル）です。
通勤中や休憩時間などのスキマ時間を使って、手軽に自己啓発本を読む・聴くことができます。
Kindle Unlimitedについて
出典：Kindle公式アプリ
特徴
- 月額980円で200万冊以上読み放題
- スマホ・タブレットでも読める
- 無料体験あり
- 読みかけの本を複数端末で同期
- 雑誌・実用書・ビジネス書も豊富
メリット
- 通勤中、昼休みなどスキマ時間にスマホで手軽に読書できる
- 気軽に読みたいジャンルを試せる
- 1冊1000円以上する書籍を月額980円で読み放題のため、コスパが非常に良い
デメリット
- 読み放題対象外の本も多い
- 配信終了になる本もある
▼Kindle Unlimitedについて詳しくは以下の記事で解説しています▼
【事務職の読書習慣のためにおすすめ！】Kindle Unlimitedを実際に使ってみたレビュー
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Audibleについて
出典：Amazon公式HP
特徴
- プロのナレーターによる朗読
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- 聴き放題プランは月額税込み1,500円、月１冊選ぶスタンダードプランは月額税込み880円
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- 目を使わずに読書ができる
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デメリット
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私も実際この２つのサービスを利用し始めて、通勤時間中に読書をすることができるようになり、飛躍的に読書時間が増えました！
どちらのサービスも無料体験期間があり、いつでも解約可能なので、ぜひ試してみてください！
まとめ:事務職にはすぐやる行動力が重要！
この記事では、
- PDCAサイクルを高速で回すこと
- すぐ行動して小さく失敗
- 他者からのフィードバック
- メールの返信、メモを素早くすること
- Actionを素早くすること
の重要性を紹介しました。
本書『トップ5％社員の習慣』では、本記事では紹介しきれなかった実用的な習慣が数多く載っています。
どれも、仕事での成果につながる習慣のため、ぜひ本書を手にとって読んでみてください！
本書はKindle Unlimited・Audibleでも読むことができるので、会員登録がまだの方は、無料体験を試してみてください！
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