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はじめに
「他部署の社員にお願いをしてもなかなかやってくれない…」
「部署内の社員との連携が上手くできない…」
他の社員の事務作業を請け負って行なっている事務職の方は、そんな仕事上の悩みを抱えることが多いのではないでしょうか？
そんな事務職の方に『トップ5％社員の習慣』を読んでわかった、事務職が活用できるコミュニケーション術を紹介します！
本書はコミュニケーションの他にも、「行動力」、「業務改善」など事務職に役立つ情報が盛りだくさんのため、他記事に分けて紹介しています。
★この記事でわかること
- 『トップ5％社員の習慣』とはどんな本か？
- 相手との距離を詰める方法
- 会議での発言を促す方法
- 相手の行動を促す感謝の伝え方
自己紹介
10年以上デスクワークをしている30代男性事務職です。
以前は残業続きで、運動不足やストレスに悩んでいましたが、今では定時退社＆健康的な生活を実現中。
同じように仕事と自分の時間を両立したい方に向けて、実際に試してよかった運動・習慣・アイテムを紹介しています。
書籍『トップ5％社員の習慣』とは？:仕事効率化と成功習慣の要点
本書『トップ5％社員の習慣』は、ビジネスパーソン1万8000人を定点カメラ・ICレコーダー・GPSで調査、AI分析した、効率よく成果を出す人のシンプルな「共通点」を紹介しています。
本書では社内でトップ5%の実績を残す社員(以下トップ5%社員)の習慣に注目しています。
相手と距離を詰めるコミュニケーション術
先に自己開示する:返報性の原理
相手に腹を割って話してもらうために、自分から自己開示をして「返報性の原理」を最大限利用します。
「返報性の原理」とは、他者から受けた好意や行為に対して、同様の形で返したくなる心理的な傾向です。
こちらから自己開示をすることで、相手も自己開示をしようとするようになります。
実例:先に自己開示
例えば、自分の事業所で行なったことがない事務手続を別の事業所の担当者に質問したいとします。
ただ「この事務手続を教えてほしい」と聞くよりも、
「自分の事業所で例がない事例で、他に質問できる人もいなくて困っているので、なんとか教えてほしい」
と自分の状況を自分から開示することで、相手も「そこまで大変なら教えてあげるか」と、普段より丁寧に教えてもらえる可能性が上がります。
実際私も他の人に質問をするときにこの作戦を利用して、優しく教えてもらってます！
会議での発言を促す方法
会議で司会が発言を促してもなかなか発言がない、そんな会議の経験が皆さんもあるのではないでしょうか？
成果を出すトップ５％社員は、会議での参加者の発言を引き出すことも上手です。
心理的ハードルを下げる
トップ5％社員は、会議で心理的ハードルを下げるために、会議の冒頭2分で雑談をして、発言してよいということを確認します。
また、会議の中でも、最初にくだらない発言をして他の参加者が発言しやすい空気を作ります。
私も会議の際は、ひとまず思いついたことを発言してみるようにしています。
そうすると「それはさすがに違うでしょ！」とツッコミをいただいて、他の人の発言を引き出すことができるのと、他の人が「このレベルの発言でもいいのか！」と思い発言しやすくなります。
発言回数を増やす:質より量を意識
分析によると、トップ5％社員の発言回数は一般社員より22％多く、発言時間は24％短いです。
他の人も発言しやすいように、質よりも量を意識しています。ただ、時間をかけないように1つ1つの発言は端的にしています。
ポジティブな発言を増やす
トップ5％社員の「なるほど」、「それいいね」、「素晴らしい」等のポジティブな相槌は一般社員よりも17%多いです。また、ポジティブな発言はより大きい声でしています。
トップ5％社員は、リアクションをnoからではなくyesで始めることで、最初のyesで懐に入ることを意識しています。
人はNoと言われるよりYesと言われた方が心を開いて次の言葉を前向きに聴くようになります。
心理的安全性については、以下の記事を参考にしてください↓
▼関連記事：【質問しやすい職場をつくるヒント】事務職におすすめの『いくつになっても恥をかける人になる』レビュー
相手に動いてもらうコミュニケーション術：感謝・肯定の言葉を積極的に使う
検証結果:感謝がもたらす効果
トップ5％社員は、相手の行動を促すために、相槌と感謝で積極的に承認を示しています。
筆者のクライアント企業で、感謝を積極的に伝える取り組みを行ないました。
その結果、
- メールの返信が以前より速くなる
- 資料作成時間が短縮
- ランチに同僚を誘うことが増える
という効果がでました。
これは、感謝されることで、意欲、モチベーションが上がり能動的になり、集中して取り組むようになるためだと考えられます。
感謝と承認が、心理的にも仕事的にもいい効果をもたらします。
感謝・肯定の実例:事務職の場合
例えば、事務職で他部署の社員に経費精算のための精算書の提出を依頼していたとします。
事務職の立場だと、期限内に不備のない書類を提出してもらうことが当たり前で、不備がある場合には指摘して修正してもらわないといけません。
ですが、逆に相手ができていることを感謝するところから始めるとよいです。
例えば、提出期限を過ぎて提出してきた社員には、
「期限を過ぎているので、次回からは期限内に提出してください。」
と伝えるのではなく、
「精算書の中身を丁寧に作っていただいてありがとうございます。助かります。ただ、期限が過ぎてしまっているようなので、次回からはもう少し早めにもらえると助かります。」
と、相手への感謝を先に伝えることで、相手も気持ちよく受け取ることができます。
実際に私も感謝から伝えるようにしたところ、以前よりも早めに提出してくれる社員が増えました。
他の読者のレビュー
デスクワークで忙しい事務職でも読書ができる！：Kindle UnlimitedとAudibleの活用法
本書『トップ5％社員の習慣』をはじめ、事務職におすすめの書籍はたくさんありますが、事務職の方は「読書したいけど時間がない」と感じることも多いですよね。
そんなときに便利なのが、Kindle Unlimited（キンドルアンリミテッド）とAudible（オーディブル）です。
通勤中や休憩時間などのスキマ時間を使って、手軽に自己啓発本を読む・聴くことができます。
Kindle Unlimitedについて
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- 1冊1000円以上する書籍を月額980円で読み放題のため、コスパが非常に良い
デメリット
- 読み放題対象外の本も多い
- 配信終了になる本もある
▼Kindle Unlimitedについて詳しくは以下の記事で解説しています▼
【事務職の読書習慣のためにおすすめ！】Kindle Unlimitedを実際に使ってみたレビュー
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私も実際この２つのサービスを利用し始めて、通勤時間中に読書をすることができるようになり、飛躍的に読書時間が増えました！
どちらのサービスも無料体験期間があり、いつでも解約可能なので、ぜひ試してみてください！
まとめ：デスクワーク中心の事務職のコミュニケーション能力を向上させる
本記事では、『トップ5％社員の習慣』から、事務職が活用できるコミュニケーション術を紹介しました。
- 相手との距離を詰める方法
- 会議での発言を促す方法
- 相手の行動を促す感謝の伝え方
これらは、明日からでも取り入れられる習慣なので、ぜひ実践してみてください！
『トップ5％社員の習慣』には、本記事では取り上げられなかった、成果を出すための習慣がたくさん紹介されています。
本書はKindle Unlimited・Audibleでも読むことができるので、会員登録がまだの方は、無料体験を試してみてください！
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