【コミュニケーション力向上に！】『すごい言語化「伝わる言葉」が一瞬でみつかる方法』レビュー＜デスクワーカーにおすすめ＞

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はじめに
自己紹介
仕事で言語化が上手くいかない理由：言語化の重要性
言語化は仕事への意識も変える：モチベーションアップのために
そもそも言語化とは？
言語化のためのフォーマット：PIDAの4法則
PIDAの4法則の実例
忙しいデスクワーカーでも読書ができる！：Kindle UnlimitedとAudibleの活用法
1. Kindle Unlimitedについて
2. Audibleについて
まとめ

はじめに

「上司の指示通りにしたはずなのに、なんだか上司が不満そう」

「別の社員にお願いしたことが、しっかり伝わっていなかった」

デスクワーカーの皆さんの中にはこんな悩みを抱えている人がいるのではないでしょうか？

私自身、総務関係の部署にいるため、他の社員に経費の精算や、出張経路の申請のお願いをすることが多いですが、なぜか、お願いしていたはずのものと全く違う形で提出されることが多く、困っていました。

そこで、木暮太一氏の『すごい言語化「伝わる言葉」が一瞬でみつかる方法』の言語化術を取り入れて、より相手がわかりやすい形で伝えたところ、私の伝えたかったことをくみ取って提出してくださることが劇的に増えました。

本記事では、以下のことがわかります。

なぜか上手く伝わらない理由
言語化の重要性
言語化とは？
業務に生かせる言語化のための方法（PIDAの法則）

本書をデスクワーカーの業務にどのように応用できるかという観点でまとめているので、ぜひ参考にしてください！

自己紹介

10年以上デスクワークをしている30代男性事務職です。

以前は残業続きで、運動不足やストレスに悩んでいましたが、今では定時退社＆妻と２人で健康的な生活を実現中。

同じように仕事と自分の時間を両立したい方に向けて、実際に試してよかった運動・習慣・アイテムを紹介しています。

仕事で言語化が上手くいかない理由：言語化の重要性

上司からの指示が部下に正確に伝わらないのは、上司の指示が具体的に言語化されていないことが1つの原因です。

そもそも人は自分の感覚のうち5%しか言葉にできていません。

人は相手の頭の中を覗くことはできないので、相手からの指示が曖昧であれば、その曖昧な指示を基に自分の頭の中で行った解釈で理解します。その解釈が相手と自分で異なっていることで、指示が上手く伝わらない、という問題が発生します。

そのため、頭の中で考えている”抽象的なこと”をお互いが共通して理解できる”具体的な言葉”に置き換えて伝える「言語化」が重要です。

例えば、Aさんの頭の中には、「りんご」が思い浮かんでいたとします。BさんがそのAさんの頭の中に浮かんでいるものが何かを理解するためには、「赤くて、丸くて…」という抽象的な説明を受けるよりも、「りんご」という、お互いが共通認識している言語にはっきりと置き換えてもらことで、Aさん、Bさんとも同じ「りんご」を頭の中に描くことができます。

リンク

言語化は仕事への意識も変える：モチベーションアップのために

本書ではレンガ職人の寓話が紹介されています。

〇レンガ職人の寓話

通りかかった人が、レンガを積んでいる3人の職人に「あなたはなぜレンガを積んでいるのですか？」と尋ねると、それぞれ以下のように答えました。

1人目:「レンガを積むように言われたから積んでいる」

2人目:「家族を養うためにレンガを積んでいる」

3人目:「歴史に残る大聖堂を造っている」

この寓話は、それぞれの捉え方によって意味が変わってくるということを示唆していますが、自分の仕事の価値が言語化されていないと、自分に見えていない、とも解釈できます。だから、自分の仕事の意味ややりがいがわからないのです。

デスクワーカーの仕事は一見地味で、やりがいがわかりにくいかもしれません。

ですが、仕事の意味を言語化することで、仕事に対するモチベーションが上げることができます！

そもそも言語化とは？

言語化とは、自分の頭の中にあるものを言葉に置き換えて説明することです。

そして、言語化する上で重要なのは、「どうやって伝えるか」ではなく、「何を伝えるか」です。

プレゼンなどで、どうやって伝えるかという伝え方ばかりを重視してしまうことがありますが、そうではなく、重要なのはそのプレゼンでそもそも相手に何を伝えたいのか、ということになります。

言語化のゴールは、自分が伝えたいものがそのまま言葉に置き換わっている状態です。

前述したように、人は自分の頭の中の５％しか言語化できていないため、自分の中で伝えようと思っていることがきちんと言語化できていないことも少なくありません。

言語化のためのフォーマット：PIDAの4法則

では、どのように言語化したらいいかについて、本書ではPIDAの4法則が紹介されています。PIDAの4法則とは、相手に何かを伝えるときに意識すべき以下の４Stepのことです。

Step1:目的の整理 Purpose
→なぜ伝えるのか
Step2:項目を選定 Item
→何を伝えれば明確に言語化できるのか考える
Step3:その項目を定義する Define
→どういう意味なのかを定義する
Step4：その内容が伝わる表現に当てはめる Apply
→意図した定義が伝わるフレーズを使う

PIDAの4法則の実例

PIDAの4法則を事務職の業務にあてはめてみましょう。営業事務である皆さんが営業担当の社員からの経費精算の提出漏れを防ぎたいとします。ここでPIDAの4法則にあてはめると以下のようになります。

Step1:目的の整理 Purpose
営業担当からの経費精算書の提出漏れを減らし、毎月の締め作業をスムーズにする。
Step2:項目を選定 Item
・提出期限
・必要書類
・注意点
Step3:その項目を定義する Define
・提出期限＝毎月25日締め
・必要書類＝領収書＋精算フォーム
・注意点＝領収書の宛名と金額が明確であること
Step4：その内容が伝わる表現に当てはめる Apply
「経費精算は毎月25日締めです。領収書と精算フォームをセットで提出してください。領収書の宛名と金額が読めることを確認してから提出をお願いします。」